バックアップの必要性とは? 企業におけるその目的と方法について



コンピューターやネットワークシステムは、現代のビジネスにおいて切っても切り離せない存在です。

そのため企業は、システムが問題なく稼働することはもちろんのこと、蓄積している従業員や顧客の個人情報・取引の見積り・受注発注データ・在庫データ・メールなど、重要なデータをしっかり保存しておくことも大前提となります。そして万が一それらを失ってしまった場合、事業が立ちいかなくなってしまう危険性が大いに考えられます。

今回はデータの消失を防止するため、企業内でのデータバックアップ方法に関して解説いたします。

目次[非表示]

  1. 1.バックアップの目的とは?
    1. 1.1.〇 保険としてのバックアップ
    2. 1.2.〇 証拠記録としてのバックアップ
  2. 2.バックアップをとっていなかった際、起こりうるリスクとは?
    1. 2.1.〇 営業活動の停止
    2. 2.2.〇 社会的信頼の失墜
    3. 2.3.〇 企業運営への支障と競争力の低下
  3. 3.しっかりバックアップをとる方法とは?
    1. 3.1.バックアップは必ず自動化を!
    2. 3.2.外部記憶媒体でのバックアップの危険性
  4. 4.まとめ

バックアップの目的とは?

データのバックアップは、大きく2つの目的に分けることができます。

〇 保険としてのバックアップ

まず一つは、「データが消失された場合の保険」です。

企業を運営していく上で、データファイルはもちろんのこと、システム設定・アプリケーションなど全てのデータに対し適切なバックアップは必然と言えます。

サーバーの故障や人為的なミス、ウイルスや第三者からのハッキングなど悪意のある攻撃、もしくは自然災害など、データが消失してしまう危険性はあらゆる側面に潜んでおり、例え十分な体制を構築してデータの保護にあたったとしても、完璧に守ることは不可能です。

よって、消失した場合の保険にバックアップは必要不可欠です。

〇 証拠記録としてのバックアップ

次に挙げられる目的は「証拠記録」です。

データが抱えるリスクは、情報漏洩・情報の改ざんなどが挙げられますが、そのような問題が発生した際に、バックアップは監視としての機能を果たします。

もし漏洩や改ざんが疑われるケースでは、バックアップをとっておけば元のデータと比較できるため、原因の分析に役立てることができるはずです。


バックアップをとっていなかった際、起こりうるリスクとは?

例えば、システム障害などが発生したにも関わらず、バックアップをとっていなかったためにデータの回復が不可能になったり、システムがすぐに再開できなかったりした場合、企業は次のような損失を被ることになります。




〇 営業活動の停止

近年では、業務の効率化を図るべく、経理会計・在庫管理はもとより、生産管理・営業支援・グループウェア・コミュニケーションツールなど、あらゆるシステムを企業内で活用しているのが一般的です。

これらのシステムは、データが問題なく保持され、やりとりが可能であることが大前提となります。そのため何らかの理由によりシステムが停止してしまった場合、企業全体の業務が止まってしまうリスクも潜んでいます。データの損失は、そのまま業務停止に直結してしまう危険性があることを忘れるべきではありません。

〇 社会的信頼の失墜

企業が取り扱うデータは、企業内のみの情報ではなく、取引先・子会社・顧客のものなど多岐に渡ります。

仮にシステム障害が発生した場合、取引業務やユーザーへのサービス提供の停止など、広範囲にまで影響を及ぼすことでしょう。当然、その際は企業のデータ保全や管理の姿勢が疑われることになります。

また取引先・子会社・顧客との間で、重要なデータをメールでやり取りしていた場合、これらのデータ消失は、顧客離れや信用低下はもちろん、賠償責任を問われることも十分に考えられます。

〇 企業運営への支障と競争力の低下

近年では、競争力の強化を目指す上で、企業が蓄積しているデータを分析して情報・傾向を見出し、企業の戦略策定・営業活動に活用する取組みが増えています。こういったデータは、いわゆる「ビッグデータ」と呼ばれるものであり、どの業界においてもデータ容量は日々増加の一途を辿っています。

データの価値が高まりを見せる一方で、万が一損失してしまった場合、企業運営に甚大な影響を及ぼすことは言うまでもありません。データ損失が競争力の低下を招く恐れがあるということも、決して忘れるべきでは無いでしょう。


しっかりバックアップをとる方法とは?

データのバックアップにはさまざまな方法が存在します。

まず手軽な方法としてあげられるのは、CD・DVD・USBメモリ・ハードディスクなどの外部記憶媒体の利用です。


ファイルサーバーは、バックアップするデータの量が多い場合でも容量が不足する心配はほぼないため、多くの企業に取り入れられています。

クラウドサーバーが利用されるケースも増えてきており、データを自社内に置かず、クラウドサーバーを提供している企業側に預けることで、万が一自社に災害の被害などがあった際でも物理的にデータを守ることが可能になります。

またバックアップをしっかり行うには、従業員の情報資産に対する意識を十分に高めておくことも非常に重要です。バックアップの保存先・使用するバックアップソフト・方法・頻度などの重要性をきちんと把握し、適切な方法で行えるよう企業全体で取り組むようにしましょう。

バックアップは必ず自動化を!

バックアップは適切な方法で定期的に行うことが必要不可欠です。その際、個人が手動で行うケースも多いことかと思われますが、その方法だと人為的なミスが生じる危険性も否定できません。

手動による毎日のバックアップは、非常に煩雑な作業になることが予想されます。すなわち、バックアップファイルを選び間違えたり、重要なデータを上書きしてしまったりなど、後々損害につながるような失敗が起きてしまうことも考えられなくないのです。

よって、アプリケーション(コンピューターのOSにインストールされているもの・ファイルサーバーに付属しているもの・クラウドサービスが提供しているもの)などを利用して、バックアップの自動化を適切に図っておくことが好ましいでしょう。

外部記憶媒体でのバックアップの危険性

上述したCD・DVD・USBメモリなど、外部記憶媒体を利用してバックアップを行った際のデメリットとしてあげられるのは、「持ち運べること」です。ですがもしデータが外部に持ち出された場合、例えそれが悪意のない行動であったとしても、情報が漏洩してしまう危険性を大いに孕んでいます。

こういった外部記憶媒体にバックアップデータを保存する際は、管理方法や持ち出し方法をしっかりと規定し厳格なルールを設けて、従業員に周知徹底しておくべきです。

企業が保有している情報資産を消失しないことを大前提とした、堅牢なバックアップ体制を構築しておきましょう。

まとめ

今回は、企業におけるバックアップの目的・行っていなかった際のリスク・手段や注意点・危険性について解説いたしました。

IT化が推進されたことで、業務効率は大幅に飛躍しましたが、一方であらゆるデータを失ってしまった際の損害は計り知れません。データの損失は、社会的信頼の失墜や、営業活動の停止などに直結してしまいます。企業が抱える大切な顧客の生活にまで影響を及ぼすことも否定できないのです。

最適な媒体に正しい手段でデータのバックアップを行うことは、企業全体はもちろん取引先や顧客を守る上でも、欠かすことのできない大変重要な職務の一つと言えます。

データの取扱いや情報資産に対する従業員の意識をしっかりと高め、企業全体で十分なデータのバックアップ体制を構築することは、現代で企業活動を行う上で必須事項といって間違いないでしょう。

ITは年々進化しつつある分野だからこそ、企業内のバックアップ体制の点検や見直しは定期的に行う必要があります。

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